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政府采购业务流程及限时办结规定

山西省省级政府采购中心门户网站 zfcg.shanxi.gov.cn        发布日期:2018年06月08日  
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晋政采办〔201753

 

为了加强政府采购操作管理,规范采购行为,提高政府采购效率,根据《政府采购法》及相关法律法规的有关规定,结合中心的实际,制定本规定。

一、项目审批权限

采购项目审批管理权限按照《中心采购项目分类分级审批管理办法》的规定执行。

二、项目预审

(一)项目初审

货物、服务类项目由采购一处综合岗负责对接、咨询、初审;工程、协议、定点类项目由采购三处负责对接、咨询、初审。

(二)确定项目执行人

由处长或分管副处长按照专业化能力、业务熟练程度、工作量的相对平衡、项目的复杂性和紧迫性等原则确定采购项目执行人。

(三)项目预审

项目执行人按照法律法规的要求,从项目(分包)预算、特定资格条件、商务、服务、技术、政策功能、类别属性等方面对采购人提交的采购需求进行详细审核,所有内容不得具有倾向性和排他性,不得对潜在供应商实行差别待遇和歧视待遇。

职能处室:一处、三处。

办结时限:一般项目1个工作日内,特殊项目、重大项目原则上不得超过3个工作日。

三、项目受理

项目执行人对达到编制标准、符合受理要求的项目送综合岗进行登记受理。主要内容为根据《中心采购项目编号管理办法》进行编号、通过OA办公系统报中心领导传阅、打印审批表交由处长、分管副处长阅示、将电子版和纸质版资料送项目执行人。

职能处室:一处、三处。

办结时限:2个工作日内。

四、签订委托代理协议

由项目执行人与采购人签订委托代理协议,签署的时间要和项目受理时OA系统中生成的时间保持一致,委托代理协议报分管副主任审签;如需委托中心签订政府采购合同、组织项目验收,采购人须单独出据授权委托书。

职能处室:一处、三处。

办结时限:1个工作日内。

五、采购文件编制、审核、审批

(一)采购文件编制

项目执行人根据项目类别选取相应模板并结合项目实际编制相关采购文件、信息公告、采购人评审人员授权函、评审小组构成意见等。

职能处室:一处、三处。

办结时限:一般项目2个工作日内,特殊项目、重大项目原则上不得超过4个工作日。

(二)采购文件审核

项目执行人按《中心采购项目分类分级审批管理办法》规定进行审核/审批。

职能处室:一处、三处。

办结时限:一般项目1个工作日内,特殊项目、重大项目原则上不得超过2个工作日。

六、采购文件确认

(一)采购文件确认

项目执行人将履行完审核/审批的采购文件送达采购人书面确认;采购人对采购文件有意见/建议的,按《采购需求审核标准》进行审核,决定采纳采购人的意见/建议的,要将采纳的意见/建议内容按《中心采购项目分类分级审批管理办法》规定进行审核/审批。

(二)发送评审人员授权函

将评审人员授权函电子版送达采购人。

职能处室:一处、三处。

办结时限:一般项目1个工作日内,特殊项目、重大项目原则上不得超过2个工作日。

七、采购公告发布

项目执行人将政府采购计划备案(审批)表、政府采购清单、进口设备审批表和不少于5个论证专家名单、设置特定资格条件情况说明、采购公告、采购文件样本等电子版上传到财政厅采管处后,在中国山西政府采购网上发布采购公告信息。

采购公告发布后第一时间将采购文件电子版上传到操作平台,保证潜在供应商能够及时免费获取到相关采购文件。

采购一处项目执行人要在递交采购文件截止时间前三个工作日前将采购项目前期资料移交采购二处综合岗。

职能处室:一处、三处。

办结时限:1个工作日内。

八、项目排期

每周二至周五为项目排期日期,周一原则上不排项目;每日项目排期数量原则上不超过8个。

职能处室:一处、三处。

办结时限:1个工作日内。

九、询问和质疑

询问和质疑由相关处室综合岗对接和受理,由项目执行人具体负责。并按《山西省省级政府采购中心政府采购供应商质疑处理管理办法》的规定程序和时限办理。

职能处室:一处、二处、三处。

办结时限:1个工作日内受理,法定期限内完成。

十、更正/变更公告

无论基于什么原因,对已经发出采购信息公告的采购文件进行澄清或修改的,要发布更正/变更公告,更正/变更公告的内容、时间要符合相应的法律法规规定要求;更正/变更公告编制完成后按《中心采购项目分类分级审批管理办法》进行审核、批准后在指定媒体上发布。

职能处室:一处、三处。

办结时限:1个工作日内。

十一、采购活动组织

(一) 专家抽取

专家抽取工作由采购四处负责。按评标委员会的构成意见书确定的专家构成,于开标(响应文件递交)前一日(或当日)从政府采购监管部门指定的专家库中随机抽取,并在指定地点集中。专家名单须密封保存,于评审前转采购二处、三处。

职能处室:采购四处。

办结时限:1个工作日内。

(二) 组织采购活动

项目执行人要根据项目的要求拟定开标(评审)程序,并负责组织采购活动的相关工作。包括投标(响应)人签到、接收投标(响应)文件、审查投标(响应)文件密封、唱标、组织评审活动、记录评审现场情况等相关工作。

职能处室:二处、三处

办结时限:按采购文件规定的时限办结。

十二、采购结果发布  

按照委托代理协议中委托事项,评审结果由评审小组确定的,项目执行人需在2个工作日内完成草拟中标(成交)信息公告和中标(成交)通知书、按《中心采购项目分类分级审批管理办法》进行审核、批准、在监管部门指定的媒体上发布中标(成交)公告、向采购人和中标(成交)供应商分别发出中标(成交)通知书、将公告电子版报办公室在中心门户网站发布等工作;评审结果由采购人确定的,项目执行人需在2个工作日内,将评审报告送采购人,采购人须在5个工作日内,在评标报告确定的中标(成交)候选人名单中按顺序确定中标(成交)人,项目执行人须在中标(成交)结果确定之日起2个工作日内在指定媒体上发布中标(成交)公告。

职能处室:二处、三处

办结时限:评审结果确定后2个工作日内。

十三、投标(响应)保证金的收退

办公室(财务组)在开标(响应文件递交)前负责收取投标(响应)保证金。

采购二处、三处在中标(成交)通知书发出后1个工作日内将评审结果通知财务室,财务室在中标(成交)通知书发出后5个工作日内将未中标(成交)供应商的投标(响应)保证金予以退付。

采购四处在采购人与中标(成交)供应商签订政府采购合同备案后1个工作日内通知财务室,财务室在合同签订备案后5个工作日内将中标(成交)供应商的投标(响应)保证金予以退付。

职能处室:二处、三处、四处、办公室(财务组)

办结时限:按上述规定时限办结。

十四、政府采购合同

采购人委托中心签订的政府采购合同的,由采购二处、三处项目执行人通知供应商领取合同文本,中心由分管副主任审签,合同签订后于7个工作日内将合同文本一份送监管部门备案。

协议供货项目由采购三处负责受理登记、报送中心领导传阅后于当日由处长确定项目执行人,项目执行人于1个工作日内签订政府采购委托代理协议,2个工作日内起草协议供货合同,报处长审核、分管副主任审签并盖章后于7个工作日内将合同文本一份送监管部门备案。

延续采购参照协议供货方式办理。

职能处室:二处、三处、四处。

办结时限:政府采购合同备案后2个工作日内。

十五、采购项目归档与统计分析

采购二处、三处按照归档清单所列全部内容,遵循“按次整理、一项一档、完成一项交接一项”的原则,对业务档案进行整理、归档并移交采购四处。中心档案管理工作人员对归档的材料要进行认真复核,确保档案的完整性和严密性。

采购四处处对每个项目进行统计,并按月进行汇总,于次月5日前连同统计分析书面报告上报中心领导,同时抄送办公室。

职能处室:二处、三处、四处

办结时限:按上述规定时限办结。

十六、废标(包)项目处理

对于废标(包)项目,采购二处项目执行人在法定时限内按《中心采购项目分类分级审批管理办法》履行完审核、批准程序后发布废标(未成交)公告,并于当日将废标(未成交)公告和采购项目执行情况记录表移交采购一处项目执行人。采购一处项目执行人依据采购二处移交的废标项目资料和移交时间作为废标项目重新组织采购活动的依据和项目重新启动时间。采购二处项目执行人将项目资料归档并移交采购四处。

职能处室:一处、二处、四处

办结时限:2个工作日内办结。

十七、撤消或预算调整项目处理

采购人对已签订了委托代理协议的采购项目撤销时,采购一处项目执行人按《中心采购项目分类分级审批管理办法》履行完审核、批准程序后,报综合岗登记并将资料归档移交采购四处;采购人对采购项目预算调整、采购内容调整的,需提供采管处的审批意见方可进行。

职能处室:一处、四处

办结时限:2个工作日内办结。

十八、特殊程序

如遇急办或应急采购项目,要按中心领导批示依法从速办理。应急采购启动应急预案,按预案设定流程办理。

十九、违规处理

相关人员未按本规定要求执行的,将依照中心的有关规定给予必要的行政处罚。

 

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