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中心检查清徐档案托管情况

山西省省级政府采购中心门户网站www.sxzfcg.cn        发布日期:2017年12月29日  
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1219日,中心采购四处任志启处长一行四人到清徐档案馆,再次检查了中心业务档案托管归档情况。

经过检查发现,业务档案管理工作有较大进步。一是上次检查发现的问题全部得到改进,管理水平有了提高。每个项目评标资料与投标文件一起存放,全部上架,包括工程图纸也放入纸箱,解决了评标资料与投标文件分开存放等问题。做到账物相符,档案查找快捷有效;二是档案交接规范严谨,记录详细,有双方签字,责任明确,不留隐患。今年采购四处重点强调了业务档案的交接环节,要求项目移交必须双方核对签字。经检查,台账记录每个项目有交接签字。每个项目按照评标资料、投标文件和光盘分门别类记录,借阅台账详细记录了借阅人、借阅时间、借阅的项目和归还时间。随机抽查了六个业务档案,托管单位工作人员很快找到了抽查的档案,经过核对档案资料,档案资料数量与台账记录完全一致。

在检查中还发现个别问题。如密集架上没有标注档案编号,一个多次招标完成的项目有两个档案号等,不利于项目的集中保管与查阅。

采购四处与托管单位进行了现场沟通,提出了进一步规范化管理的建议:一是每个密集架存放多少业务档案,在密集架的显要位置,按照业务档案的类别有规律的标记存放业务档案的编号,以方便查找;二是全面排查一个项目多个档案号的情况,找出问题原因,杜绝类似问题的发生。

 

 

20171229

 

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